Achter de balie – het verhaal van de receptioniste
Het is een gewone maandagochtend, ergens in de jaren vijftig.
Om kwart voor acht komt Annie op haar werk aan. Ze hangt haar jas netjes aan de kapstok en loopt naar de receptie. Het kantoor is nog stil. De meeste medewerkers moeten nog binnenkomen.
Annie werkt al een paar jaar als receptioniste bij een groot kantoor in de stad. Haar werkplek bevindt zich direct bij de ingang. Iedereen die het gebouw binnenkomt, ziet haar zitten.
Op haar bureau staan een zwarte telefoon, een typemachine en een grote houten bak met allerlei papieren. Naast de telefoon ligt een notitieblok met een potlood. Achter haar staat de telefooncentrale.
Annie kijkt even naar de klok.
Acht uur precies.
Ze zet haar stoel goed, legt haar handen op het bureau en wacht.
Dan gaat de telefoon.
TRRRRING! TRRRRING!
“Goedemorgen, met de receptie.”
Aan de andere kant van de lijn vraagt iemand naar meneer De Vries van de boekhouding.
Annie weet precies waar hij zit. Ze kijkt naar het lampje van de juiste lijn en pakt een snoer met stekker.
“Een ogenblikje, ik verbind u door.”
Met een klein klikje maakt ze de verbinding.
Zo begint haar werkdag.
De telefooncentrale
In die tijd is een telefooncentrale een belangrijk onderdeel van het kantoor. Er zijn geen mobiele telefoons en ook geen computers waarop je snel kunt zien wie waar is.
De receptioniste moet veel zelf onthouden.
Ze weet welke medewerker op welke afdeling werkt. Ze weet wie vandaag op kantoor is en wie op bezoek komt. En als iemand niet aanwezig is, schrijft ze een boodschap op.
Op haar notitieblok verschijnen gedurende de ochtend allerlei briefjes:
“De heer Jansen heeft gebeld. Graag terugbellen.”
“Mevrouw Bakker komt om 10.30 uur voor een afspraak.”
“Dokter Van Dijk belt vanmiddag terug.”
De briefjes worden netjes op het bureau van de betreffende medewerker gelegd.
Soms staat de telefooncentrale bijna de hele ochtend te rinkelen. Dan moet Annie snel schakelen. Een telefoontje aannemen, iemand doorverbinden, een bezoeker begroeten en ondertussen ook nog een boodschap opschrijven.
Het vraagt om een goed geheugen en vooral om rustig blijven.
De typemachine
Naast de telefoon staat de typemachine.
Annie gebruikt hem iedere dag. Ze typt brieven, adreskaartjes, formulieren en soms zelfs kleine berichten voor de directie.
De typemachine maakt een herkenbaar geluid:
tik-tik-tik-tik… KLING!
Bij het einde van een regel schuift ze de wagen terug.
KRRRRT…
En dan begint de volgende regel.
Een typfout maken is vervelend. Je kunt niet zomaar op de knop ‘ongedaan maken’ drukken, zoals we tegenwoordig op een computer kunnen.
Soms gebruikt Annie een stukje papier met correctievloeistof. Maar bij een belangrijke brief is het soms beter om gewoon een nieuw vel papier in de machine te doen en opnieuw te beginnen.
Dat betekent dus: opnieuw typen.
Een brief die nu in een paar minuten klaar is, kan vroeger behoorlijk wat tijd kosten.
De papieren agenda
Op haar bureau ligt ook een grote agenda.
Geen digitale agenda met herinneringen en meldingen. Alles wordt met pen opgeschreven.
Om tien uur komt meneer Jansen.
Om half elf een vertegenwoordiger.
Om twee uur heeft de directeur een vergadering.
En om vier uur staat er een telefoongesprek gepland.
Annie moet goed opletten dat afspraken niet door elkaar lopen.
Als iemand belt voor een afspraak, bladert ze door de agenda.
“Even kijken… dinsdag zit helaas helemaal vol. Woensdag om drie uur zou wel kunnen.”
De agenda is haar geheugen op papier.
Bezoekers ontvangen
Maar misschien wel het belangrijkste onderdeel van haar werk is het ontvangen van bezoekers.
De receptie bevindt zich immers bij de ingang. Wie het kantoor binnenkomt, komt eerst bij Annie terecht.
Ze kent veel vaste bezoekers bij naam.
“Goedemorgen, meneer Smit!”
“Goedemorgen Annie. Is meneer Jansen er al?”
“Jazeker, hij verwacht u. U kunt even plaatsnemen.”
De bezoeker neemt plaats in de wachtruimte. Misschien krijgt hij een kopje koffie. Annie belt ondertussen de medewerker op.
“De heer Smit is er.”
Een paar minuten later komt iemand hem ophalen.
De receptioniste zorgt ervoor dat alles netjes en vriendelijk verloopt.
Een belangrijke positie
Een receptioniste is vroeger vaak een belangrijke persoon binnen een bedrijf.
Ze weet wie er binnenkomt en uitgaat. Ze kent de medewerkers en weet vaak precies wat er speelt.
Daarom moet ze betrouwbaar zijn.
Een receptioniste hoort bovendien netjes en beleefd te spreken. Ze is immers het visitekaartje van het bedrijf.
Ook kleding speelt een rol. In veel kantoren wordt van vrouwen verwacht dat ze verzorgd en netjes gekleed zijn. Een rok, blouse of jurk is heel gewoon.
Er wordt veel waarde gehecht aan goede manieren.
“Goedemorgen.”
“Een ogenblikje alstublieft.”
“Ik zal het voor u navragen.”
“Een prettige dag verder.”
Dat zijn zinnen die je als receptioniste regelmatig gebruikt.
De jaren veranderen
Langzaam verandert de wereld.
De jaren zestig komen. Daarna de jaren zeventig en tachtig.
Er komen nieuwe apparaten op kantoor.
De telefoon wordt moderner. De typemachine krijgt elektrische varianten. Later verschijnt de fax. Daarmee kunnen documenten veel sneller worden verstuurd.
De receptioniste hoeft niet meer alles met de hand te doen.
Toch blijft er veel papier.
Dikke mappen, formulieren, agenda’s, adressenboeken en telefoonlijsten vullen de bureaus.
En dan komt er iets dat het kantoor voorgoed zal veranderen:
de computer.
In het begin zijn computers nog groot en indrukwekkend. Ze kunnen lang niet wat een moderne computer kan. Maar langzaam wordt de computer een vast onderdeel van het kantoor.
De typemachine verdwijnt steeds meer naar de achtergrond.
Van papier naar digitaal
In de jaren negentig wordt het steeds normaler om e-mails te versturen.
In plaats van een brief te typen, uit te printen, in een envelop te doen en een postzegel te plakken, kan een bericht nu binnen enkele seconden worden verstuurd.
Ook de agenda verandert.
Geen grote papieren agenda meer, maar een digitale kalender.
Een afspraak kan worden ingevoerd en de computer geeft een herinnering.
De telefooncentrale verandert eveneens. Geen snoeren en stekkertjes meer, maar digitale verbindingen.
Voor een receptioniste betekent dit dat haar werk steeds meer met computers te maken krijgt.
De receptioniste van nu
Vandaag de dag zit een receptioniste nog steeds vaak bij de ingang van een bedrijf, hotel, ziekenhuis of andere organisatie.
Maar kijk eens goed naar haar bureau.
Daar staat waarschijnlijk een computer.
Een moderne telefoon.
Misschien een tablet.
Een scherm voor bezoekersregistratie.
En misschien ligt er nog maar een klein notitieblokje.
Bezoekers kunnen zichzelf soms aanmelden. Afspraken staan in de computer. Telefoonnummers worden automatisch weergegeven en berichten worden via e-mail of een intern systeem doorgestuurd.
Ook hotels zijn veranderd. Waar een gast vroeger bij de receptie zijn naam moest opgeven en een sleutel kreeg, kan iemand tegenwoordig soms al online inchecken en een digitale sleutel op zijn telefoon ontvangen.
Toch blijft er iets hetzelfde
Ondanks al die veranderingen is er één onderdeel van het beroep dat eigenlijk nooit verdwenen is.
Het contact met mensen.
Een bezoeker die niet weet waar hij moet zijn, heeft iemand nodig die helpt.
Een klant met een vraag wil graag iemand spreken.
Een medewerker kan ziek zijn en iemand moet de telefoon opnemen.
En iemand die voor het eerst een gebouw binnenkomt, wil graag vriendelijk worden ontvangen.
Daarom blijft de receptioniste belangrijk.
De telefooncentrale is verdwenen.
De typemachine is grotendeels verdwenen.
De papieren agenda heeft plaatsgemaakt voor een digitale kalender.
De sleutelbos is soms vervangen door een pasje.
Maar de vriendelijke stem achter de balie is er nog steeds.
“Goedemiddag, welkom. Waar kan ik u mee helpen?”
Misschien is dat wel de mooiste overeenkomst tussen de receptioniste van vroeger en die van nu.
De techniek verandert voortdurend, maar een warm welkom raakt nooit uit de mode.